Alles wat je moet weten over Peppol

Vanaf 2026 worden Belgische bedrijven verplicht om gebruik te maken van gestructureerde elektronische facturen voor quasi alle handelingen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (B2B). Voor veel ondernemingen klinkt dit misschien als een nieuwe administratieve uitdaging, maar Peppol biedt juist kansen om efficiënter, veiliger en toekomstbestendiger te werken. In dit artikel leggen we uit wat Peppol is, waarom deze verplichting wordt ingevoerd en hoe je dit in orde kan maken.

Artikel: 22-01-2025 | Stefan Haes

Wat is Peppol?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Het is een internationaal netwerk dat bedrijven en overheden in staat stelt om veilig en gestandaardiseerd elektronische documenten, zoals facturen, uit te wisselen. Peppol biedt een uniforme aanpak, ongeacht de software of het land waarmee je werkt.

Concreet werkt Peppol via een netwerk van Access Points, zoals Billit, Teamleader, Exact, Yuki of Odoo, die fungeren als digitale postbodes. Deze Access Points zorgen ervoor dat facturen op een veilige en gestandaardiseerde manier van verzender naar ontvanger worden verstuurd.

De voordelen

Peppol brengt talloze voordelen met zich mee, zowel voor kleine kmo’s als voor grote ondernemingen:

Tijdsbesparing: Geen gedoe meer met papieren facturen of handmatige input. Peppol stroomlijnt het proces en vermindert de administratieve belasting.
Minder fouten: Het gebruik van gestandaardiseerde formats verkleint de kans op fouten tijdens het facturatieproces.
Veiligheid: Het netwerk biedt een veilige manier om gevoelige gegevens uit te wisselen, waardoor fraude en datalekken worden geminimaliseerd.
Internationale compatibiliteit: Omdat Peppol wereldwijd wordt gebruikt, is het eenvoudiger om zaken te doen met buitenlandse klanten en leveranciers.

Waarom wordt het verplicht in België?

Vanaf 1 januari 2026 wordt de gestructureerde elektronische factuur verplicht voor quasi alle handelingen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (B2B). Deze verplichting sluit aan bij Europese richtlijnen om digitalisering te bevorderen en administratieve processen te vereenvoudigen.

De verplichting geldt echter niet voor:

Leveringen van goederen of diensten aan particulieren voor hun privégebruik (B2C).
Gefailleerde btw-plichtigen.
Ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten volgens artikel 44 van het Btw-Wetboek.
Niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting.
Forfaitaire btw-plichtigen (tot uiterlijk 1 januari 2028).

Voor facturering aan openbare overheden (B2G) is elektronische facturatie al verplicht voor contracten gepubliceerd na 1 maart 2024. Deze verplichting geldt meestal voor contracten vanaf 3.000 euro, hoewel federale overheden deze eis ook kunnen opleggen voor kleinere bedragen.

Stappen om te starten met Peppol

Het implementeren is eenvoudiger dan je denkt. Hier zijn de belangrijkste stappen:

Kies een Access Point: Meld je aan bij een betrouwbare aanbieder.
Registreer je bedrijf: Verbind je onderneming met het Peppol-netwerk via het gekozen Access Point.
Test het proces: Verstuur enkele testfacturen om zeker te zijn dat alles correct werkt.
Informeer je klanten: Laat je klanten weten dat je overstapt op elektronische facturatie via Peppol.

Ondersteuningsmaatregelen voor kmo’s en zelfstandigen

Om de overstap naar elektronische facturatie te vergemakkelijken, zijn er enkele ondersteuningsmaatregelen voorzien:

Verhoogde investeringsaftrek: Vanaf 1 januari 2025 verhoogt de investeringsaftrek voor digitale investeringen tot 20%.
Verhoogde kostenaftrek: Kleine kmo’s en zelfstandigen mogen tussen 2024 en 2027 een verhoogde kostenaftrek van 120% toepassen op factureringspakketten, mits de meerprijs voor e-facturatie afzonderlijk is vermeld op de factuur.

Meer informatie kan je vinden op de website van de FOD Financien.

Toekomstperspectief

Peppol is meer dan een verplichting; het is een stap naar een volledig digitale toekomst. Naast facturen kunnen ook andere zakelijke documenten via Peppol worden uitgewisseld, zoals bestellingen en leveringsbonnen. Dit opent de deur naar verdere automatisering en innovatie.

Maak de overstap eenvoudig

De overstap naar Peppol hoeft geen uitdaging te zijn. Met de juiste begeleiding en tools kan jouw bedrijf snel profiteren van de voordelen van digitale facturatie. Neem vandaag nog contact op met de AdminFabriek en ontdek hoe wij je kunnen helpen met een vlotte overgang.