Alles wat u moet weten over een virtueel assistent

Gepubliceerd op 01-07-2023 - Update op 28-08-2024 | door Sanne Dierckx

De wereld van werk is voortdurend in ontwikkeling. Terwijl bedrijven in Vlaanderen en daarbuiten steeds meer digitaal werken, wordt het inschakelen van een virtueel assistent steeds populairder. Of u nu een startende ondernemer bent, een groeiende KMO runt, of gewoon op zoek bent naar manieren om uw werkdruk te verlichten, een virtueel assistent kan een waardevolle toevoeging zijn aan uw team.

In dit uitgebreide artikel duiken we diep in de wereld van virtuele assistentie. We behandelen alles, van wat een virtueel assistent precies is, tot waarom en hoe u er een kunt inhuren, en zelfs hoe u zelf een VA kunt worden. Dit artikel bevat tal van nuttige inzichten, statistieken en bronnen om u te helpen bij het maken van een geïnformeerde beslissing.

Wat is een virtueel assistent?

We beginnen met de definitie. Een virtueel assistent is een professional die op afstand werkt en bedrijven ondersteunt met een breed scala aan administratieve, technische of creatieve taken. Virtueel assistenten werken vaak vanuit hun eigen kantoor of huis en communiceren met hun klanten via e-mail, telefoon, videoconferenties en andere digitale tools.

De schrijfwijze en benaming van virtueel assistent durft wel eens te variëren. Vaak wordt ook gesproken over een virtual assistant, een virtuele assistent of virtual business support. Wij geven de voorkeur aan de meest gebruikte Nederlandstalige benaming.

Hoewel het concept van een virtueel assistent al decennia bestaat, heeft de opkomst van technologie en de toenemende behoefte aan flexibele werkregelingen ervoor gezorgd dat de vraag naar VA’s de laatste jaren enorm is toegenomen.

Wat doet een virtueel assistent?

De taken van een virtuele assistent kunnen sterk variëren afhankelijk van de behoeften van de klant en de expertise van de VA. Hieronder vindt u een overzicht van enkele veel voorkomende taken die een virtueel assistent kan uitvoeren. Dit zijn trouwens ook diensten die de AdminFabriek kan aanbieden.

Administratieve ondersteuning

Beheren van agenda’s en afspraken.
Opmaken, versturen en opvolgen van facturen.
E-mailbeheer en correspondentie.
Documentbeheer en archivering.

Marketing ondersteuning

Opzetten en beheren van sociale media kanalen.
Optimalisatie van SEO en SEA.
Opmaken en versturen van nieuwsbrieven en persberichten.
Creëren van content en visuele materialen zoals logo’s en banners.

Sales ondersteuning

Contact onderhouden met klanten en leads opvolgen.
Opmaken, versturen en opvolgen van offertes.
Invoeren en beheren van klantgegevens in CRM-systemen.
Ondersteuning bij prospectie en onderhandelingen met klanten.

De opkomst van virtueel assistenten in Vlaanderen

In Vlaanderen is de vraag naar virtueel assistenten de afgelopen jaren sterk toegenomen. Dit is deels te danken aan de groeiende digitalisering van bedrijven en de opkomst van thuiswerken, vooral sinds de COVID-19-pandemie. Bedrijven hebben ingezien dat het niet altijd nodig is om personeel fysiek op kantoor te hebben om effectief te kunnen werken. In omliggende landen, zoals Nederland, is dit concept al veel langer en beter ingeburgerd bij bedrijven.

Volgens onderzoek is thuiswerk een blijver. Thuiswerken nam sterk toe door de coronacrisis, met 37,9% van de loontrekkenden die in 2021 soms of regelmatig vanuit huis werkten. In 2023 is dit percentage gedaald naar 32,2%, maar blijft hoger dan voor de pandemie, toen het slechts 18,9% was. Hooggeschoolden werken veel vaker thuis (53%) dan midden- (13,8%) en laaggeschoolden (4,9%). Dat toont ook deze grafiek aan.

Waarom een virtueel assistent inhuren?

Elk bedrijf kan een virtueel assistent gebruiken. Er zijn tal van redenen waarom bedrijven ervoor kiezen om iemand extern aan te nemen die van thuis uit werkt:

1. Kostenbesparing

In plaats van een fulltime medewerker aan te nemen, kan een bedrijf een VA inhuren op basis van de specifieke uren of projecten die nodig zijn. Dit bespaart kosten voor salarissen, sociale bijdragen, kantoorruimte en andere overheadkosten.

2. Flexibiliteit

Een VA kan op flexibele basis werken, wat betekent dat ze beschikbaar zijn wanneer u ze nodig heeft, zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over de kosten van inactieve uren.

3. Toegang tot expertise

VA’s zijn vaak gespecialiseerd in specifieke taken of sectoren, waardoor u toegang krijgt tot expertise die mogelijk niet in uw interne team aanwezig is.

4. Focus op kerntaken

Door administratieve of routinetaken uit te besteden aan een VA, kunt u zich als ondernemer of manager focussen op de kernactiviteiten van uw bedrijf.

De prijzen van een virtueel assistent

De kosten voor het inhuren van een virtueel assistent kunnen sterk variëren, afhankelijk van de ervaring, de specialisatie en de locatie van de VA. Gemiddeld liggen de tarieven voor een VA in Vlaanderen tussen de 40 en 75 euro per uur. Dit kan hoger zijn voor zeer gespecialiseerde diensten zoals SEO, webdesign of technische ondersteuning.

Het is ook mogelijk om VA’s op projectbasis in te huren, waarbij de prijs afhankelijk is van de omvang en de complexiteit van het project. Sommige VA’s bieden ook maandelijkse pakketten aan waarbij een vast aantal uren per maand tegen een gereduceerd tarief wordt aangeboden. Wij geven de voorkeur aan op maat gemaakte prijzen, afhankelijk van de noden van de klant.

Een virtueel assistent worden

Als u geïnteresseerd bent in een carrière als virtuele assistent, zijn er enkele belangrijke stappen die u kunt volgen om aan de slag te gaan. Wij delen deze tips graag met u uit eigen ervaring.

1. Identificeer uw vaardigheden

Bepaal welke diensten u kunt aanbieden op basis van uw vaardigheden en ervaring. Dit kan variëren van administratieve ondersteuning tot meer gespecialiseerde diensten zoals boekhouding, marketing of IT-ondersteuning.

2. Investeer in training

Hoewel veel vaardigheden op de werkplek kunnen worden geleerd, kan het nuttig zijn om cursussen te volgen in specifieke software of tools die vaak door VA’s worden gebruikt, zoals projectmanagementsoftware, boekhoudprogramma’s, of social media management tools. Ook de overheid biedt opleidingen aan om virtueel assistent te worden.

3. Stel een portfolio samen

Begin met het samenstellen van een portfolio van uw werk. Dit kan bestaan uit voorbeelden van projecten die u heeft voltooid, klantbeoordelingen of casestudies.

4. Bepaal uw tarieven

Onderzoek de markt om een idee te krijgen van de gangbare tarieven voor uw diensten en stel vervolgens uw eigen tarieven vast. Wees daarin bescheiden, zeker in een beginfase.

Virtueel assistenten in de toekomst

De toekomst van virtuele assistentie ziet er rooskleurig uit. Naarmate meer bedrijven overgaan op flexibele werkregelingen en digitale transformatie, zal de vraag naar VA’s blijven groeien. Dit biedt kansen voor zowel bedrijven die willen profiteren van kostenefficiënte oplossingen als voor individuen die een carrière in virtuele assistentie overwegen.

Een van de meest invloedrijke factoren in de toekomst van virtueel assistenten is de opkomst van artificiële intelligentie. AI verandert de manier waarop virtueel assistenten werken, door hen in staat te stellen sneller, slimmer en efficiënter te opereren.

Met de toenemende digitalisering en globalisering zullen virtueel assistenten in staat zijn om klanten over de hele wereld te bedienen. AI-vertalingsdiensten en andere communicatietools maken het mogelijk om taalbarrières te doorbreken, waardoor VA’s hun diensten kunnen aanbieden aan een internationaal publiek. Dit opent nieuwe markten en biedt zowel VA’s als hun klanten ongekende groeimogelijkheden.

Conclusie

Virtueel assistenten zijn niet langer een luxe, maar een noodzaak voor veel bedrijven die efficiënt willen blijven opereren in een steeds digitaler wordende wereld. Of u nu op zoek bent naar manieren om uw werkdruk te verlichten, kosten te besparen of toegang te krijgen tot gespecialiseerde expertise, het inhuren van een VA kan de oplossing zijn. Met de juiste aanpak en een goed begrip van wat een VA kan bieden, kunt u uw bedrijf naar nieuwe hoogten brengen.

Voor bedrijven in Vlaanderen biedt de AdminFabriek een breed scala aan diensten om u te ondersteunen bij uw administratieve, marketing- en verkoopbehoeften. Met onze expertise kunt u zich concentreren op wat echt belangrijk is: het laten groeien van uw bedrijf.

Of u nu een VA wilt inhuren of er zelf een wilt worden, de wereld van virtuele assistentie biedt talloze mogelijkheden. Het is een opwindende tijd om deel uit te maken van deze groeiende industrie, en we hopen dat dit artikel u de informatie heeft gegeven die u nodig heeft om de volgende stap te zetten.