Voor veel ondernemers is het elk kwartaal opnieuw een race tegen de klok: bonnetjes zoeken, facturen inboeken, alles klaarzetten voor de boekhouder en de btw-aangifte… En net als je denkt dat je alles hebt, ontbreekt er toch weer iets. Herkenbaar? Dan is dit artikel voor jou.
Met een goede voorbereiding kan je die btw-deadline zonder stress halen. En als je slim bent, laat je de AdminFabriek je daarbij helpen.
Wanneer moet je btw-aangifte doen?
Werk je als zelfstandige of kmo met een kwartaalaangifte, dan zijn dit de standaard deadlines:
- 25 april → voor Q1 (januari t.e.m. maart)
- 25 juli → voor Q2 (april t.e.m. juni)
- 25 oktober → voor Q3 (juli t.e.m. september)
- 25 januari → voor Q4 (oktober t.e.m. december)
Wat moet je in orde brengen?
Voor je boekhouder of accountant aan de slag kan met je btw-aangifte, moet jij dit voorbereid hebben:
- Alle verkoopfacturen van het kwartaal
- Alle aankoopfacturen en onkostennota’s
- Bankuittreksels van zakelijke rekeningen
- Kassabonnen en digitale betaalbewijzen (ook Payconiq, Apple Pay, Klarna, enz.)
- Eventueel: kilometer- of onkostenvergoeding personeel, creditnota’s, intracommunautaire aankopen/verkoop, etc.
Wat loopt vaak fout?
- Facturen vergeten (bv. abonnementen op software, online aankopen)
- Dubbele facturen door foutief scannen of inboeken
- Bonnetjes kwijt (vooral tankkaarten, lunch, kleine aankopen)
- Privé en zakelijk door elkaar bij aankopen
Zeker bij zelfstandigen zonder aparte zakelijke rekening zorgt dit voor verwarring. Een goeie administratie is dus geen overbodige luxe.
Zo vermijd je kwartaalstress
Hier zijn 5 concrete tips om het jezelf makkelijker te maken:
- Werk wekelijks bij
Reserveer een vast moment per week om je facturen en bonnetjes te verwerken. - Gebruik een digitale tool
Werk met tools zoals Billit, Yuki, Exact Online of Odoo. De AdminFabriek kan je helpen bij de opstart en het gebruik. - Digitaliseer alles onmiddellijk
Foto van bonnetje? Mail met factuur? Upload het meteen in je systeem of stuur het door naar je boekhouder via een e-mailadres. - Bewaar alles in de cloud
Gebruik OneDrive, Google Drive of Dropbox om je kwartaalmappen overzichtelijk te houden. - Laat je ondersteunen
Besteed je administratie uit aan een VA of administratief partner zoals de AdminFabriek. Wij zorgen dat alles op tijd en correct bij je boekhouder zit.
Hulp nodig met je administratie?
Of je nu net gestart bent of al jaren bezig bent: administratie blijft een tijdvreter. De AdminFabriek helpt je graag met:
- het voorbereiden van je kwartaalafsluiting
- het opzetten van digitale administratieflows
- het structureel opvolgen van je boekhoudkundige documenten
Wil je tijd winnen én gemoedsrust bij je volgende btw-deadline?
Stuur ons een bericht en we bekijken vrijblijvend hoe we je kunnen ondersteunen.
